Memohon Penetapan Persamaan Nama di Pengadilan Negeri

Memohon Penetapan Persamaan Nama di Pengadilan Negeri

Oleh: Arif Rudi Setiyawan

Dalam kasus paspor hilang dan sekaligus ada perbedaan nama dalam paspor yang hilang, pemohon sering kali merasa kebingungan dan kesulitan untuk mengurus dan mendapatkan paspornya. Untuk memperbarui paspor, pemohon akan diminta mengikuti serangkaian proses di kantor imigrasi dan pada gilirannya dimintai surat penetapan dari pengadilan yang pada pokoknya menetapkan bahwa nama pemohon yang terdapat dalam paspor dengan berkas-berkas pendukung lainnya adalah orang yang sama dan satu orang (Permohonan Penetapan Persamaan Nama).   

Tentu ada sebab-sebab khusus terkait dengan administrasi dan kelalaian lain yang mengakibatkan terjadinya perbedaan identitas antara paspor dengan dokumen pendukung, di mana hal itu akan menghambat pemohon untuk memperpanjang atau membuat paspor barunya.  

Berdasarkan prosedur yang berlaku, permohonan penetapan persamaan nama yang diminta oleh kantor imigrasi, ditujukan di pengadilan negeri di mana pemohon berdomisili. Pemohon dapat mengajukan sendiri permohonannya atau diwakilkan orang yang ia tunjuk dengan surat kuasa yang sah, atau menunjuk seorang advokat untuk mengurus permohonannya itu. Bila mengurus sendiri permohonan ke pengadilan, karena tidak memiliki pengalaman dalam proses pengadilan, terkadang pemohon akan merasa kebingungan dan kerepotan dengan mekanisme yang harus ditempuh di pengadilan.

Berikut adalah langkah-langkah umum dalam mengajukan permohonan penetapan persamaan nama di pengadilan negeri:

Pertama, buatlah surat permohonan penetapan persamaan nama yang ditujukan kepada kepala pengadilan negeri setempat.

Pemohon bisa merancang sendiri permohonannya dengan mencontoh format surat permohonan sejenis yang bisa dilihat dengan melakukan penjelajahan di internet. Jangan lupa cantumkan dalam permohonan itu identitas asli dan alamat pemohon.  Bila merasa kesulitan, pemohon dapat mendatangi pos bantuan hukum di pengadilan negeri untuk membantu merancang surat permohonan.

Di dalam permohonan, uraikanlah latar belakang diajukannya permohonan itu secara rinci sehingga akan mudah dipahami. Sampaikan dengan jelas bahwa pemohon meminta agar hakim mengabulkan permohonannya: bahwa nama pemohon yang sesuai dengan KTP dan surat-surat lainnya adalah orangnya sama dan satu orang dengan nama yang terdapat dalam paspor yang hilang dan berbeda identitas (nama) tersebut.

Kemudian lengkapi permohonan dengan melampirkan bukti surat-surat antara lain foto kopi kutipan akta kelahiran, foto kopi kartu keluarga, foto kopi paspor dan foto kopi surat keterangan beda nama dari kepala desa atau kelurahan dan dokumen pendukung lain yang relevan. Khusus surat keterangan dari kepala desa/kelurahan ini, sebelum mengajukan permohonan ke pengadilan mintalah surat tersebut kepada kepala desa atau lurah di mana pemohon berdomisili. Pada saat memohon surat kepada kepala kelurahan atau kepala desa paling tidak bawalah serta KTP dan Kartu Keluarga pemohon dan sampaikan alasan-alasannya bahwa surat tersebut akan digunakan sebagai tambahan keterangan atau bukti permohonan penetapan persamaan nama di pengadilan untuk keperluan mengurus paspor yang baru.

Kemudian yang tak kalah penting adalah mempersiapkan saksi-saksi. Persiapkanlah minimal dua orang saksi. Para saksi hendaknya adalah orang yang paling mengerti tentang perkara tersebut yang biasanya adalah orang tua, saudara atau teman pemohon.

Setelah itu datanglah ke pengadilan dengan membawa dokumen yang lengkap untuk didaftarkan. Pengadilan akan memeriksa kelengkapan surat dan akan memanggil pemohon untuk menghadiri persidangan biasanya satu minggu setelah pendaftaran. Pada saat sidang pertama bawalah bukti-bukti surat asli berupa KTP, Kartu Keluarga, Surat Keterangan dari kelurahan dan dokumen-dokumen asli lainnya yang tersebut dalam surat permohonan. Pada sidang itu juga sekaligus persiapkan pula minimal dua orang saksi untuk ikut datang menghadap pengadilan untuk dimintai keterangannya oleh hakim. Apabila tidak ada kekurangan bukti yang lain hakim akan memberikan putusan berupa penetapan pada hari itu juga. Akan tetapi apabila masih ada bukti yang dirasa kurang, maka pemohon akan diberi waktu untuk melengkapinya dan membawanya dipersidangan berikutnya untuk diberikan penetapan.  Penetapan itu lah yang dibawa ke kantor imigrasi untuk melanjutkan proses pembuatan paspor dengan identitas yang benar.

Kekeliruan administrasi dan kelalaian-kelalaian lainnya pada kenyataannya memang terjadi di masa lalu dan masih mungkin ada di masa depan. Semakin profesionalnya kantor imigrasi dan kebijaksanan hakim diharapkan dapat membantu masyarakat memenuhi kebutuhan akan keadilan, kepastian dan kemanfaatan hukum.